Excel是文盲男人(和女人)最喜欢的数据处理工具。识字,即那些可以编码的人,不需要担心列,行,正确的公式及其语法,因为这些向导有自己的设备。对于其他人来说,几乎任何处于管理职位的人都是Excel必不可少的工作工具。尽管如此,很多人,尤其是那些刚刚上班的人,往往都被它吓倒了。实际上,如果您足够好地学习Excel,您可以使用它来保留基于时间的记录,这些记录会自动更新,使用它来存储库存,甚至可以进行调查。也就是说,这里有五个非常基本的Excel函数,每个初学者都需要知道。

自动完成系列和自动填充公式

输入数据,特别是长数据集是非常耗时的,并且极有可能发生人为错误。这就是为什么Excel会在可能的情况下预测您尝试输入的文本,并为您提供填写内容的选项。

例如,您要输入序列号后面的序列号或员工ID号。您可以输入前三个或四个数字,而不是手动输入它们,选择输入数字的单元格。将光标移到最后一个单元格的右下角,等待它变成黑色加号。将其拖出,您将能够看到每个单元格将保留的值。 Excel将自动为您增加值。此技巧最适用于公式,因为公式将自动更新以读取行中的相应单元格,而不是具有复制/粘贴公式所具有的绝对值。

自动填写

输入数据时必须拾取此技巧。如果您输入的数据已输入同一列中的上一个单元格,则Excel可以自动填充单元格中的数据。只需按Enter键即可填写。

智能字母排序

Excel可以按字母顺序对数据进行排序,但初学者可能会犹豫使用排序选项,因为相邻列中的数据与之相关,重新排序数据会干扰关系。例如,您拥有自己的各个列中的姓名,部门,地址,电话号码和血型。您希望按字母顺序对名称进行排序,但仍希望相邻单元格读取该个人的正确地址,电话号码和血型。

您可以继续使用排序A到Z选项,因为Excel将询问您是否要扩展选择以在相邻列中包含数据。这使您可以按字母顺序对一列进行排序,并使其他列中的相应数据分别对其进行排序。此智能排序适用于您可能使用的任何类型的规则。

将行数据转换为列数据

很多时候,数据甚至没有正确的布局,任何人都可以开始分析它。收集它的格式不是出于任何特定目的而创建的,您可能经常发现需要将数据从行传输到列,反之亦然。您可以使用名为Transpose的Paste Special函数来执行此操作,而不是复制和粘贴每个单独的值。

选择并复制要作为行粘贴的列。选择要将数据复制到的行的第一个单元格。单击“粘贴”按钮下的小箭头,然后选择“选择性粘贴”。在弹出的选项框中,选中“Transpose”选项,然后单击“确定”。

分开名字和姓氏

Excel 2013具有非常智能的自动填充功能,可在列之间工作。以包含名和姓的列的非常常见的示例为例。您可能想要分隔名字和姓氏,而在较旧的Excel版本中,这意味着以非常聪明/棘手的方式使用连接函数。

使用Excel 2013,您需要做的就是在下一列中键入第一个名称。对前两个或三个条目执行此操作,Excel将了解您的分离条件,并为您列出列中所有相应值的数据。所有你要做的就是点击回车。这适用于任何类型的数据。

你知道你经常在工作中使用的Excel技巧,还是消除多余工作的技巧?在评论中与我们分享。

为你工作: Robert Gaines & George Fleming | 想与我们联系?

在网站上评论: